OPIS APLIKACIJE
CroAP http://www.croap.hr je web aplikacija namijenjena iznajmljivačima privatnog smještaja za vođenje poslovanja iznajmljivanja vlastitih smještajnih jedinica. Aplikacija je pogodna i za Turističke agencije koje imaju zakupljene kapacitete kod iznajmljivača.
Aplikacija omogućuje kreiranje i praćenje rezervacija, kreiranje računa, prijavu gostiju, izradu vlastite web stranice te izradu statističkih podataka. Aplikaciji možete pristupiti sa bilo kojeg računala, tableta ili smarthphona koji ima pristup internetu. Aplikacija nije ovisna o operativnom sistemu ili pretraživaču.
Aplikacija ima sve što je potrebno privatnom iznajmljivaču za vođenje poslova oko iznajmljivanja. Pokrivene su sve zakonske obveze iznajmljivača i olakšani poslovi oko svih segmenata poslovanja privatnog iznajmljivača.
Vaše objekt će se nalaziti u bazi podataka na portalu http://www.croap.net tako da gosti mogu pronaći Vaše slobodne kapacitete i termine. U rezultatima pretraživanja je i link na Vaše stranice tako da gost može odmah poslati upit ili rezervaciju.
Demo aplikacije imate na http://demo.croap.hr a punu verziju možete isprobati bez obveza 30 dana za što je potrebna registracija koju imate na stranici
http://www.croap.hr/Narudzbe/Nova
NARUDŽBA APLIKACIJE
Kako biste zatražili pristup u aplikaciju, potrebno je popuniti obrazac za narudžbu klikom na link http://croap.hr/Narudzbe/Nova
Popunite polja sa Vašim podatcima. U slučaju da nije ponuđena Vaša turistička zajednica, molimo Vas da se obraite na mail naveden na početnoj stranici.
U narudžbi dodajete i vaše smještajne jedinice prema nazivu koji sami odaberete (pr. Apartman More, Soba 5 i sl.).
Odaberete i vrstu smještajne jedinice (Turistički apartman, Soba za iznajmljivanje itd.). Smještajne jedinice uvijek kasnije možete mijenjati ili dodavati kroz opciju „Pošalji novi zahtjev“ ili poslati e-mail administratoru
Nakon Vaše narudžbe, aplikacija automatski šalje na vašu e- mail adresu link za potvrdu - aktivaciju a nakon klika primit ćete mail sa korisničkim podatcima. Odmah ste u mogućnosti koristiti sustav!
PRIJAVA U APLIKACIJU I POČETAK KORIŠTENJA
Prijavite se u sustav http://www.croap.hr koristeći Vašu mail adresu i lozinku. Nakon prijave dočekat će Vas početna strana sa kalendarima popunjenosti Vaših smještajnih jedinica.
Ovisno o Vašem ekranu, kalendar može prikazati više ili manje dana. Klikom na desni ili lijevi rub pomičete prikazani period. Pomicanjem klizača lijevo ili desno, pomičete prikazani period u manjim razmacima („fini pomak“).
U kalendaru zelenom bojom označeni su slobodni dani. Kako budete popunjavali nove rezervacije žutom bojom označeni su rezervirani dani za koje nije uplaćena akontacija. Crvenom bojom označeni su zauzeti dani za koje je uplaćena akontacija. Klikom na pojedini dan otvaraju se detalji rezervacije ili forma za kreiranje nove rezervacije (u slučaju klika na slobodni datum).
POMOĆNI IZBORNIK
Pri vrhu ekrna nalaze se prečaci za novu rezervaciju i za pregled današnjih odlazaka i dolazaka.
Pod Vašim imenom nalazi se podizbornik gdje možete vidjeti i urediti Vaše podatke, promjeniti lozinku ili se odjaviti iz sustava.
CJENIK
Uredi cijenik
Sadrži opcije za uređivanje i ispis cjenika. Prvo odaberite smještaj za koji uređujete cjenik. Klikom na „Dodaj novi stavku“ dodajete period i cijenu. Klikom na polje „Od“ i „Do“ otvara se kalendar za odabir datuma. Cijenu možete upisati u kunama ili eurima, upisom jednog od polja, drugo polje se automatski računa. Klikom na ikonu moguće je obrisati zapis. U kalendaru su nedefinirani dani označeni sivom bojom, a dani za koje postoji cijena označeni su zelenom. Cjenik je samo za tekuću godinu i može se uvijek mijenjati.
Ispis cjenika
Opcija kreira cjenik u obliku za ispis na pisaču, pogodan za postavljanje u smještajnim jedinicama (zakonska obveza).
Kopiranje cjenika
Opcija omogućuje kopiranje cjenika iz jedne smještajne jedinice u drugu radi jednostavnijeg popunjavanja svih cjenika.
REZERVACIJE
Nova rezervacija
Forma za kreiranje nove rezervacije. Do ove forme moguće je doći i klikom na zeleni datum u kalendaru ili prečicom pri vrhu ekrana („Nova rezervacija“). Ako nije uključeno “Boravišna pristojba je uračunata u cijenu?” boravišnu pristojbu možete dodati samostalno u izradi računa.
Dodavanjem rezervacije kreira se novi zapis u pregledu rezervacija. Sva polja u rezervaciji nisu obvezna za upisivanje. Rezervaciju možete uvijek mijenjati.
Pregled rezervacija
Lista svh rezervacija. U gornjem dijelu ekrana moguće je filtrirati prema određenom vremenskom intervalu i smještajnoj jedinici, ili pretraživati rezervacije prema imenu i prezimenu gosta. Moguć je i ispis liste rezervacija. S desne strane svakog zapisa nalaze se ikone akcije, ovisno o statusu u kojem je rezervacija trenutno. Zadržavanjem kursora miša iznad ikone prikazuje se naziv akcije (uredi, izbriši, napravi račun). Moguće akcije su izmjena, pregled detalja, izrada računa i brisanje rezervacije. Seljenje iz jedne jedinice u drugu moguće je samo promjenom smještajne jedinice u opciji uredi rezervaciju. Ukoliko je nova jedinica već zauzeta aplikacija neće prihvatiti premještaj.
Današnji dolasci i odlasci
Skupni prikaz odlazaka i dolazaka za trenutni datum. Zelenom strelicom označeni su današnji dolasci a crvenom odlasci.
Slobodni kapaciteti
Prikaz skupnog kalendara za sve smještajne jedinice na jednom mjestu. Sa skupnog kalendara moguće je kreirati novu rezervaciju ili uređivati postojeće.
RAČUNI
Računi se kreiraju prema podatcima iz rezervacije i cjenika. Ipak, podatke je moguće promijeniti prije samog generiranja računa. Aplikacija izrađuje račun na osnovu cijene iz rezervacije. Ako cijena nije ista u rezervaciji i cjeniku tj. ako je cijena veća u cjeniku aplikacija automatski izračunava popust. Na ovaj način cijena smještaja odgovara cijeni iz cjenika, a gost dobiva popust na cijenu iz cjenika kako bi se došlo do dogovorene cijene. Cijene u cjeniku i rezervacijama je uvijek moguće mijenjati.
U slučaju da je u cjeniku cijena manja od one u rezervaciji, ne prikazuje se popust, te se računa dogovorena cijena iz rezervacije. Cijena iz rezervacije je uvijek primarna.
Napravljeni račun je moguće izbrisati i napraviti ga ponovo za istu rezervaciju. Ovdje se nalazi i izvješće “Evidencija o prometu” za tekuću godinu (zakonska obveza). Važno je napomenuti i da “Evidencija o prometu” obuhvaća samo promete iz računa, ako nije kreiran račun iznosi neće biti obuhvaćeni ovim izvješćem. Promet prema računima i rezervacijama imate u izvješćima pod “Izvješća o prometu”.
KNJIGA GOSTIJU
Sadrži popis svih gostiju iz svih smještajnih jedinica kroz povijest. Moguće je filtrirati po vremenu i smještajnoj jedinici.
Uz svaki zapis nalaze se ikone akcije za prikaz i izmjenu podatka, te poveznica na zadnju rezervaciju, te forma za slanje e-maila gostu. Moguć je i ispis liste gostiju.
PRIJAVA GOSTIJU (Usklađeno sa GDPR uredbom)
Prijava gostiju u aplikaciji CroAP postoji kao servis korisnicima koji žele prijavljivati goste u Turističku zajednicu preko eVisitor sustava. Prijave gostiju se mogu raditi i preko eVisitor portala.
Da bi prijava u eVisitor sustav bila moguća potrebno je upisati korisničke podatke za eVisitor sustav. Korisničke podatke možete uređivati klikom u vrhu desno na vaše ime i prezime te potom na "eVisitor podaci".
Nakon što ste kreirali rezervaciju, kliknete na link lijevo “eVisitor prijava”. Nakon što ste odabrali rezervaciju otvorit će se dva linka “Prijavi gosta” i “Prijavljeni gosti”. Kada kliknete na “Prijavi gosta” otvorit će vam se formular za popunjavanje podataka o gostu. Kada kliknete “Prijavi gosta” gost se evidentira u eVisitor sustavu. Svi prijavljeni gosti mogu se provjeriti i preko eVisitor portala.
U CroAp aplikaciji možete i ručno odjaviti gosta. Idete na eVizitor prijava, odaberte rezervaciju - rubrika prijavljeni gosti i desno imate ikonu "Odjavi gosta"
Rubrike "Srednje ime", "Adresa", "E-mail" i "Telefon" nisu obavezne. U slučaju da država prebivališta/boravišta nije Republika Hrvatska, rubrike "Grad prebivališta" i "Grad boravišta" su obavezne, ali je upis slobodan.
Podatke o prijavljenim gostima možete pronaći pod "Knjiga gostiju" u kojoj možete uređivati podatke o gostu, vidjeti detalje zadnje rezervacije gosta i poslati e-mail gostu.
U eVisitoru možete postaviti automatsku odjavu. Postavke automatske odjave nalaze se u izborniku "Objekti" u dijelu "Karakteristike objekta". Uključiti "Automatska odjava turista i klikni "Spremi". Ovu postavku može podesiti samobveznik ili turistička zajednica na zahtjev obveznika.
Obveznik može u bilo kojem trenutku samostalno promijeniti svoju odluku i uključiti ili isključiti automatsku odjavu turista.
Preporuča se uključivanje automatske odjave turista na eVisitor sustavu. Više pročitajte ovdje
https://www.evisitor.hr/eVisitorWiki/Javno.Pocetna-stranica.ashx
ZAHTJEVI
Zahtjevi su sredstvo interne komunikacije između korisnika aplikacije i administratora. U slučaju potrebe za izmjenom nekog podatka, npr. naziva objekta ili dodavanjem smještajne jedinice, koristite ovu mogućnost za izravni kontakt sa administratorom.
IZVJEŠĆA
Izvješča su prilagođena za ispis i prikazuju podatke prema odabranim kriterijima. Trenutno postoje izvješča u prometu, državama iz kojih dolaze gosti i dobnim skupinama gostiju. U izvješću o prometu postoji promet prema računima, promet prema rezervacijama, akontacije, broj noćenja i broj gostiju. Izvješće može biti za određeni period i pojedinačno za svaku smještajnu jedinicu i za sve jedinice ukupno.
POMOĆNI ALATI
U ovom dijelu nalaze se razni pomoćni alati kao što je kalkulator, tečajna lista, pretvarač valute, primjer kućnog reda, lista zakona vezanih za iznajmljivanje privatnog smještaja itd. Bilješke su mjesto gdje možete spremiti vlastite bilješke. One se spremaju u obliku u kojem ste ih napisali i uvijek su dostupne. Postoji i opcija za ugradnju kalendara u vaše stranice kako bi gost vidio vaše slobodne kapacitete i klikom na zeleni datum odmah se otvara novi mail i gost može odmah napraviti upit.
IZRADA WEB STRANICE
CroAP aplikacija omogućava Vam i da izradite sami vlastitu web stranicu sa svim potrebnim podatcima i informacijama koje su potrebne gostu. Vi trebate samo pripremiti fotografije vaših smještajnih jedinica i podatke koje želite unijeti u stranicu. U aplikaciji pod izbornikom Moja web stranica nalaze se još 3 linka: Odabir predloška, Informacije na web stranici i Smještajne jedinice. Važno je napomenuti da možete bilo kada sve podatke, slike ili predloške mijenjati ili dodavati, fotografije brisati i dodavati nove. Stranica je postavljena za mogućnost prijevoda na 11 jezika.
Otvorimo “Odabir predloška”, izaberemo jedan od ponuđenih predložaka klikom na sliku od predloška i kliknemo na Spremi. Predloške uvijek možete mijenjati a vaši podatci na stranici ostaju. Važno je i napomenuti da je sedam prvih predložaka prilagođeno i za pametne telefone (mobile responsive).
Kada odaberemo “Informacije na web stranici” pojavit će Vam se ekran (slika dolje). Prvo odaberemo module koje želimo da budu prikazani na stranici.
Ponuđeni moduli su: Opis objekta, Opis destinacije, Karta, Kalendar i Cjenik. Opis objekta i destinacije možete postaviti i na 11 ponuđenih jezika. Nije obavezno popunjavati sva polja i jezike.
Karta je modul koji prikazuje poziciju Vašeg objekta (rubrika Lokacija). Klikom na “Karta” otvorit će Vam se prozor sa kartom. Nakon što pronađete Vaš objekt na karti, označite ga klikom miša i pritisnite tipku “U redu”. Koordinate Vašeg objekta bit će zapisane u polja “Geografska širina” i “Geografska dužina”.
Kalendar je modul koji pokazuje kalendar slobodnih kapaciteta (Slobodni kapaciteti).
Cjenik je modul koji prikazuje cijene i period za svaku smještajnu jedinicu posebno, a podatke povlači iz vašeg cjenika. Sve promjene u cjeniku biti će automatski prikazane i na stranici.
U rubrici opći podatci možete staviti i Vaš Youtube link a video će biti vidljiv direktno na stranici.
U rubrici „Društvene mreže“ postavite linkove prema Vašim profilima a na stranici su vidljivi u dnu lijevo. Bitno je da linkovi budu točni inače stranice neće raditi.
Sliku Vašeg objekta i slike destinacije odabirete kroz Browse – odaberete sliku – Open i klik na Spremi. Ako želite izbrisati sliku objekta ili destinacije klikom je označite (prikazat će se crveni x) i zatim kliknete na „Spremi“.
Kada otvorimo smještajne jedinice i odaberete jednu od Vaših jedinica i otvoriti će se „Podatci o smještajnoj jedinici“ i „Slike smještajne jedinice“. U podatcima o smještajnoj jedinici možete isključiti odabranu sa „Prikaži ovu smještajnu jedinicu na web stranici“ odabirom na „Ne“ tako da ova jedinica neće biti prikazana na stranici.
Odaberete detalje smještajne jedinice i pritisnete „Spremi“. Slike smještajne jedinice odabirete klikom na „Dodaj slike“ - Browse - odaberete sliku i klik „Dodaj“. Slike brišete tako da je klikom je označite (prikazat će se crveni x) i zatim kliknete na „Obriši“.
Na stranici imate i formular za rezervaciju koju kad gost popuni vama stiže kao e-mail.